شرح وظایف اداره روابط عمومی

نیم نگاه:

 روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و ‏استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است ، باید پذیرفت که روابط عمومی دانش، فن، ‏هنر و تخصص است که دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از ‏انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم و جامعه برخوردار ‏است ، آنچه امروز در روابط عمومی شاهد آن هستیم ضعف در ‏استفاده از تکنیک ها و فنون نیست بلکه کیفیت استفاده از آنهاست ‏ پس شایسته است با بهره گیری از فنون و تکنیک های ‏روابط عمومی بتوانیم نسبت به توسعه فرهنگ زیست محیطی که ‏نتیجه داشتن روابط عمومی پویا است تلاش کنیم .‏

 1) ارتباط با رسانه ها :

رسانه ها نقش اطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد ‏روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد . هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید با رسانه ها ‏بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی ها باشد.‏

عمده فعالیت :

- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدون تصویر) ‏

- برگزاری مصاحبه با رؤسای ادارات و کارشناسان

- جوابگویی به رسانه ها در مواردی که سوالی مطرح نموده اند ‏

- برگزاری توربازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص

- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه ‏

- تهیه بریده جراید و بولتن خبری

- تهیه آرشیو فیلم و صدا از اخبار منعکس شده از صداوسیما

- تهیه گزارش عملکرد از فعالیتهای بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب ‏گزارش کارفصلی ‏(نظام نامه اطلاع یابی واطلاع رسانی توسط مدیریت روابط عمومی تهیه و ارائه شده است.)‏

2) ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست ‏‏.با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند .‏

 عمده فعالیت :

- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر کل ، دیدارباکارکنان و اعلام به همه ‏رسانه ها ، مردم و همکاران

تهیه گزارش از روند اجرای این ملاقات ها بصورت سه ماهه ‏

- ارزیابی این نشست ها و ملاقات ها با ابزار فرمهای نظرسنجی ‏

- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیر بصورت بخش بخش در طی ‏هفته (همه همکاران در طی هرسال 2 نشست با مدیر داشته باشند .)‏

- حضورمدیران درمجامع عمومی(نمازجمعه،اجتماعات ملی ومذهبی و...)‏

3همایش / مراسم / نمایشگاه

 یکی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردهای بخش خود ‏برگزاری همایش ،مراسم یا نمایشگاه است و مسئول روابط عمومی ‏باید ضمن داشتن تقویم برگزاری اینگونه برنامه ها با استفاده از ‏تکنیک های برگزاری موارد ذکرشده را ارزیابی نماید .‏

عمده فعالیت :

 - تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در سطح بین المللی،ملی، استانی و شهرستانی

- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ‏

- استفاده از امکانات روز در همایش ها،مراسم ونمایشگاهها

4 ) انتشارات

یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات ، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید . ضمناً ضروری ‏نیست که حتماً این انتشارات با هزینه گزاف و گران انجام شود بلکه ‏ماهیت و محتوای آن بسیار مهم است .‏

عمده فعالیت :

- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال ‏

- پوشش تمام فعالیتهای مدیریت در حوزه انتشارات درقالب ‏بروشوربنر،استند،سی دی،کاتالوگ، پوسترو... ‏

5) تبلیغات محیطی

 فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان ‏را نسبت به آن سازمان تغییر یا اصلاح نماید .‏

عمده فعالیت :

- تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری به مناسبت های مختلف ‏

- نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری

- نصب پوسترهاوبروشورهاوکاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات ‏

- نصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...‏  )

6)سمعی و بصری:

تهیه اسناد تصویر از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری تر ، سمعی بصری چشم و ‏چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت ‏تصاویرفعالیت را ببیند قانع نخواهد شد .‏ 

عمده فعالیت :

- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری ‏

- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی ‏وحجمی)‏

- نصب و پخش تصاویر برای همکاران به مناسبت های مختلف و بهره برداری آنها ‏ )

7)پژوهش و افکار سنجی

مناسب است درروابط عمومی هرکاری بر اساس پژوهش انجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است ،علت این امر ‏هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می ‏شود.ضمناً افکارسنجی باید درزمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار ‏مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم ‏ می گویند .‏

 عمده فعالیت :

 - داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال برای فعالیتهای درون سازمانی یابرون سازمانی ‏

- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با ‏توجه به شرایط و فرهنگ هر استان

 - انجام حداقل دو پروژه نظرسنجی با هماهنگی مدیریت طی سال 

8) عضویت در کمیته و مجامع عمومی روابط عمومی

بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمان از یکسو و ‏برون سازمان از سوی دیگر باید در مجامع و کمیته شهرستان عضو فعال ‏باشد .( البته با نظر مدیریت )‏

عمده فعالیت :

- حضورفعال ومستمردرکمیته های استانی (کمیته دهه فجر و...)‏

- ارائه گزارش فعالیت خود در کمیته به مدیرکل

- حضور فعال نشست های روابط عمومی سازمان ‏ ‏

9 ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیه ها /ملاقات با مسئولین شهرستان

با توجه به اهمیت پروژه ها که از نظر اقتصادی ، اجتماعی و حتی سیاسی ‏می تواند در بافت شهرستان تغیر حاصل نماید و روابط عمومی باید در ‏این موارد ‏‏مطلع باشد . ضروری است روابط عمومی با داشتن اطلاعات کافی ضمن ‏برنامه ریزی برای برگزاری امور فوق الذکر گزارشهای مطلوبی را ‏تهیه و از طریق رسانه ها اطلاع رسانی نماید.‏

عمده فعالیت :

- حضور مسئول روابط عمومی طی برگزاری این برنامه ها بصورت فعال ‏

- تهیه خبر و گزارش خبری باتصریح به رسانه های گروهی ملی ومحلی

10 ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همکاران ‏ ‏ ‏

یکی از مهمترین موضوعاتی که روابط عمومی ها بدلیل تعدد فعالیت اکثراً ‏آن را به فراموشی می سپارند حضور در مراسم های غم و شادی همکاران ‏است .این موضوع یکی از مهمترین ابزار ارتباطات درون سازمانی است که ‏باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده در این امور حاضر و فعال ‏باشد .(اجرای طرح تکریم کارکنان ابلاغ شده است)‏

عمده فعالیت :‏

- داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و ‏غم همکاران ‏

- انتشارپیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیروکارکنان

- انعکاس این برنامه در سطح داخلی سازمان با توجه به فرهنگ قومی و محلی هر ‏منطقه ‏

11)ارتباطات الکترونیکی

 1- ارتباطات الکترونیکی (‏ICT‏ )‏:

سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی ‏در شکل گیری هر جامعه شده است .روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ‏ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این ‏شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و ‏گزارش ، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس ‏رشد سازمانی است را فراهم می نماید .‏

 عمده فعالیت :

-        داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوریهای ‏IT

-        ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان ‏

-        ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی در هربخش

-        به روزکردن اخبار بخش درسایت سازمان ‏ ‏

2-پیام کوتاه

 ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی ها با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه فرهنگی ترویجی می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏

 عمده فعالیت :

- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏

- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه های هر بخش بر اساس فرهنگ و ‏شرایط اقلیمی هر بخش به تفکیک پیام هر بخش ‏

توجه :‏ ارتباط مستمر با روابط عمومی سازمان وسایر روابط عمومی مؤثر ‏ ادارات برای استفاده از تجارب ضروری است.

 

 

با تشکر- اداره روابط عمومی اداره کل حفاظت محیط زیست آذربایجان شرقی